SharePoint 2010

Tam Tam werkt sinds het begin van dit jaar aan een groot aantal SharePoint 2010 projecten, en afgelopen week is de eerste "2010" portal daadwerkelijk live gegaan!

Het betreft een omgeving voor de Solimas Groep (het overkoepelende concern voor de werkmaatschappijen: Agile Software, InfraControl en GroeneIT) waarin alle documenten met betrekking op klanten en leveranciers worden gedeeld en bovendien alle werknemers worden voorzien van in/extern nieuws, de laatste dollarkoers, informatie over collega’s en een samenwerkomgeving per afdeling. Na het beschikbaar komen van de definitieve SharePoint release in mei kon gestart worden met het inplannen van de uiteindelijke configuratie van de portal, waarvan het exacte ontwerp al compleet op de plank lag. Inmiddels is de volledige omgeving in een tijd van enkele dagen geconfigureerd. De komende weken wordt nog gewerkt aan het customizen van het grafisch ontwerp en de geautomatiseerde migratie van de duizenden voorstellen en contracten uit de oude klantomgeving, maar nu al kunnen de Solimas Groep werknemers aan de slag op hun nieuwe portal.

Kenmerkend voor dit project is dat er een aantal complexe features gerealiseerd zijn die in voorgaande versies van SharePoint een flinke dosis maatwerk hadden gevergd, maar nu met uitsluitend configuratie van nieuwe SharePoint 2010 mogelijkheden zijn opgeleverd:

• Klantdossiers bestaan uit “Documens sets” waardoor alle documenten in een klantdossier automatisch de kenmerken van de klant overnemen zodat ze ook per stuk vindbaar zijn op bijvoorbeeld accountnaam. Het werken met document sets in dit project combineert de voordelen van het werken met slechts 1 documentbibliotheek (eenvoudig weergaves wijzigen en toevoegen voor alle dossiers, geen groot aantal bijna lege subsites) met de voordelen van een afgescheiden onderdeel per klant (elk dossier heeft een eigen voorblad met daarop de klantkenmerken en een overzicht over alle documenten).
• Klantdossiers worden gekoppeld aan de accounts in het bestaande Microsoft Dynamics CRM systeem van de Solimas Groep. Deze “Business Connectivity Services” koppeling is tot stand gebracht door configuratie met SharePoint Designer en levert een eenvoudige gebruikersinterface op waarin de werknemers op verschillende wijzen kunnen filteren om zo snel het juiste account te kunnen koppelen. Middels een kleine (SharePoint Designer) workflow krijgt klantdossier automatisch de naam van het gekoppelde account zodat de juiste CRM naamgeving consequent wordt gebruikt in alle systemen met klantdata.
• De documenten die toegevoegd worden aan de klantdossiers worden voorzien van een in CRM gegenereerd opportunity-ID. Ook die koppeling is via SharePoint Designer geconfigureerd en wordt in 2 stappen door de gebruiker doorlopen: eerst zoekt hij het betreffende account en vervolgens kiest hij uit de lijst met opportunities die voor die klant lopen of hebben gelopen waarbij de meest recente uiteraard bovenaan staan. Dit CRM-nummer wordt ook weer automatisch toegevoegd aan de naam van het document zodat iedereen altijd een compleet overzicht heeft welke voorstellen en contracten zijn gemaakt binnen een opportunity.
• Aan elk document worden via de “term store” een aantal trefwoorden toegevoegd die uit een centrale taxomomie met business units, projectsoorten en contractvormen worden gekozen.
• Via de nieuwe “metadatanavigatie” kan eenvoudig door het alfabet geklikt worden om zo snel het dossier van een van de honderden klanten te vinden. Ook kan op de trefwoorden uit de boomstructuur van de term store geklikt worden om zo uit alle klantdossiers de eerder gemaakte voorstellen en calculaties voor een bepaald type project of contract naar boven te halen.
• Zoeken van personen en het presenteren van het profiel van een gevonden collega heeft een ware evolutiestap ondergaan en hebben we in dit project zonder enige maatwerkaanpassing kunnen implementeren.

Al met al is dit project het eerste bewijs voor wat we bij de presentatie van SharePoint 2010 in oktober in Las Vegas al vermoedden: meer functionaliteit die gebruiksvriendelijker wordt gepresenteerd wordt mogelijk met veel minder maatwerk. Projecten als deze kunnen zich meer focussen op details die van belang zijn voor de organisatie en worden in veel mindere mate gedicteerd door beperkte of dure technische mogelijkheden.

Solimas Groep: van harte gefeliciteerd met jullie nieuwe portal, en bedankt voor het gestelde vertrouwen in Tam Tam en in Microsoft, nodig om al in zeer vroeg stadium te besluiten om dit project aan te durven op een nieuw platform dat ten tijde van die beslissing nog nauwelijks in Beta-fase was beland!