Tam Tam werkt
sinds het begin van dit jaar aan een groot aantal SharePoint 2010 projecten,
en afgelopen week is de eerste "2010" portal daadwerkelijk live gegaan!
Het betreft een
omgeving voor de Solimas Groep
(het overkoepelende concern voor de werkmaatschappijen: Agile Software,
InfraControl en GroeneIT) waarin alle documenten met betrekking op klanten en
leveranciers worden gedeeld en bovendien alle werknemers worden voorzien van in/extern
nieuws, de laatste dollarkoers, informatie over collega’s en een samenwerkomgeving
per afdeling. Na het beschikbaar komen van de definitieve SharePoint release in
mei kon gestart worden met het inplannen van de uiteindelijke configuratie van
de portal, waarvan het exacte ontwerp al compleet op de plank lag. Inmiddels is
de volledige omgeving in een tijd van enkele dagen geconfigureerd. De komende
weken wordt nog gewerkt aan het customizen van het grafisch ontwerp en de
geautomatiseerde migratie van de duizenden voorstellen en contracten uit de oude
klantomgeving, maar nu al kunnen de Solimas Groep werknemers aan de slag op hun
nieuwe portal.
Kenmerkend voor
dit project is dat er een aantal complexe features gerealiseerd zijn die in
voorgaande versies van SharePoint een flinke dosis maatwerk hadden gevergd,
maar nu met uitsluitend configuratie van nieuwe SharePoint 2010 mogelijkheden
zijn opgeleverd:
- Klantdossiers bestaan uit “Documens sets”
waardoor alle documenten in een klantdossier automatisch de kenmerken van de
klant overnemen zodat ze ook per stuk vindbaar zijn op bijvoorbeeld
accountnaam. Het werken met document sets in dit project combineert de
voordelen van het werken met slechts 1 documentbibliotheek (eenvoudig weergaves
wijzigen en toevoegen voor alle dossiers, geen groot aantal bijna lege
subsites) met de voordelen van een afgescheiden onderdeel per klant (elk
dossier heeft een eigen voorblad met daarop de klantkenmerken en een overzicht
over alle documenten).
- Klantdossiers worden gekoppeld aan de
accounts in het bestaande Microsoft Dynamics CRM systeem van de Solimas Groep.
Deze “Business Connectivity Services” koppeling is tot stand gebracht door
configuratie met SharePoint Designer en levert een eenvoudige
gebruikersinterface op waarin de werknemers op verschillende wijzen kunnen
filteren om zo snel het juiste account te kunnen koppelen. Middels een kleine
(SharePoint Designer) workflow krijgt klantdossier automatisch de naam van het
gekoppelde account zodat de juiste CRM naamgeving consequent wordt gebruikt in
alle systemen met klantdata.
- De documenten die toegevoegd worden aan de
klantdossiers worden voorzien van een in CRM gegenereerd opportunity-ID. Ook die
koppeling is via SharePoint Designer geconfigureerd en wordt in 2 stappen door
de gebruiker doorlopen: eerst zoekt hij het betreffende account en vervolgens
kiest hij uit de lijst met opportunities die voor die klant lopen of hebben
gelopen waarbij de meest recente uiteraard bovenaan staan. Dit CRM-nummer wordt
ook weer automatisch toegevoegd aan de naam van het document zodat iedereen
altijd een compleet overzicht heeft welke voorstellen en contracten zijn
gemaakt binnen een opportunity.
- Aan elk document worden via de “term store”
een aantal trefwoorden toegevoegd die uit een centrale taxomomie met business
units, projectsoorten en contractvormen worden gekozen.
- Via de nieuwe “metadatanavigatie” kan eenvoudig
door het alfabet geklikt worden om zo snel het dossier van een van de honderden
klanten te vinden. Ook kan op de trefwoorden uit de boomstructuur van de term
store geklikt worden om zo uit alle klantdossiers de eerder gemaakte
voorstellen en calculaties voor een bepaald type project of contract naar boven
te halen.
- Zoeken van personen en het presenteren van
het profiel van een gevonden collega heeft een ware evolutiestap ondergaan en hebben
we in dit project zonder enige maatwerkaanpassing kunnen implementeren.
Al met al is dit
project het eerste bewijs voor wat we bij de presentatie van SharePoint 2010 in
oktober in Las Vegas al vermoedden: meer functionaliteit die gebruiksvriendelijker
wordt gepresenteerd wordt mogelijk met veel minder maatwerk. Projecten als deze
kunnen zich meer focussen op details die van belang zijn voor de organisatie en
worden in veel mindere mate gedicteerd door beperkte of dure technische
mogelijkheden.
Solimas Groep:
van harte gefeliciteerd met jullie nieuwe portal, en bedankt voor het gestelde
vertrouwen in Tam Tam en in Microsoft, nodig om al in zeer vroeg stadium te
besluiten om dit project aan te durven op een nieuw platform dat ten tijde van
die beslissing nog nauwelijks in Beta-fase was beland!